Jak wygląda sprawa bezpieczeństwa fakturowania? Czy darmowy program do wystawiania faktur jest godny zaufania? Jakiej funkcjonalności można oczekiwać? Pewne jest, że tego typu programy oferują możliwość fakturowania, jednak nie ma pewności, że dokumenty będą sporządzone zgodnie z obowiązującym prawem, a dane bezpiecznie. Poza tym, darmowy program zazwyczaj po czasie nie ma powiązania z autorem. W związku z tym rodzą się wątpliwości, czy jego przeznaczenie jest zgodne z deklaracją producenta.
Zaprojektowany, by skutecznie chronić dane
Obecnie osoby fizyczne, jak i osoby prawne duży nacisk kładą na ochronę danych. W ostatnich latach temat ten stał się niezwykle popularny, ponieważ coraz większa liczba naruszeń prawa przenosi się w wirtualną rzeczywistość. 100% przestępstw w sieci zaczyna się od przejęcia czyjejś cyfrowej tożsamości i danych uwierzytelniających.
Celem hakerów są głównie komputery, serwery i sieci firmowe. Przejęcie kontroli nad stroną internetową, skrzynką pocztową czy siecią informatyczną tworzy realne zagrożenie dla przedsiębiorstwa i może wyrządzić szereg szkód. W związku z tym procedury odpowiadające za bezpieczeństwo przetwarzania danych w firmie są sprawą priorytetową. Dobranie właściwych środków technicznych i organizacyjnych, które skutecznie zabezpieczą systemy informatyczne przed zewnętrznymi atakami, to jedno z kluczowych wyzwań dla inżynierów.
Program do wystawiania faktur, zarządzania magazynem, kadrowo-płacowy czy księgowy to skarbnica danych przedsiębiorstwa. Opracowując takie narzędzia do obsługi sprzedaży, projektanci już w samym początkowym etapie powinni uwzględniać architekturę bezpieczeństwa, która miałaby na celu wykrywać nie tylko znane zagrożenia, ale też przyszłe niebezpieczeństwa. Ochrona informacji powinna się skupić przede wszystkim na poufności, przeciwdziałaniu modyfikacjom podczas przetwarzania oraz uwierzytelnianiu systemu, dokumentów, źródeł danych ale też tożsamości.
Nie należy zapominać, że słabym ogniwem jest nie tylko system, ale także człowiek – pracownik. Dlatego, oprócz bezpiecznego oprogramowania do fakturowania, warto wprowadzić także odpowiednie procedury, które uwzględniają:
- nie udostępnianie online danych służących do weryfikacji klientów w instytucjach finansowych, takich jak daty urodzenia, numer telefonu oraz adresu;
- nie zapisywanie poufnych informacji na komputerach w miejscach publicznych, gdzie inni użytkownicy również mają do niego dostęp;
- systematyczne archiwizowanie danych na dyskach zewnętrznych lub w chmurze, by możliwe było skuteczne ich odzyskanie. Przy czym chmura jest również zagrożona atakami;
- odseparowanie informacji zawodowych od prywatnych, poprzez używanie innych urządzeń do celów biznesowych a innych do celów domowych;
- stosowanie szyfrowania do połączeń sieciowych i wysyłania maili.
Skoncentrowany na zaspokajaniu potrzeb przedsiębiorstwa
Przedsiębiorcom zależy na rozwoju technologicznym i komputeryzacji przedsiębiorstwa, aby nie uchodzić za dinozaura biznesu. W poszukiwaniu najlepszych rozwiązań przemierzają świat ofert, podążając za obecnie panującymi trendami, aby ustrzelić oprogramowanie przenoszące pracę w inny wymiar.
Aby wybrać program do faktur, który przyniesie wymierne korzyści, przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę skalę prowadzonego biznesu, tempo i kierunek rozwoju, ale przede wszystkim swoje potrzeby. Na rynku dostępnych jest bowiem mnóstwo narzędzi o różnym przeznaczeniu i funkcjonalności. Na poszukiwanie tego najwłaściwszego, przedsiębiorca powinien poświecić najwięcej czasu. Jedni potrzebują program do faktur bez vatu dla jednoosobowej działalności gospodarczej zwolnionej z podatku od towarów i usług, inni automatyzacji wystawiania faktur dla gminnych jednostek i zakładów budżetowych, a jeszcze inni, współpracujący z zagranicznymi kontrahentami, szukają programu do faktur walutowych w języku obcym. Przy czym trzeba jeszcze pamiętać, że w firmie są początkujący i zaawansowani użytkownicy komputera i każdy z nich chce cieszyć się komfortem i łatwością pracy. Dodatkowo dochodzą jeszcze różne grupy pracownicze ze zmiennym stopniem dostępu do danych: kasjerzy, ekspedienci, handlowcy, managerowie, analitycy i kierownicy poszczególnych działów firmy. Jak połączyć wszystkie wymagania w jednej aplikacji?
Idealnym lekarstwem na stawiane wymagania jest zamówienie dedykowanego programu komputerowego. Takie rozwiązanie uwzględnia profil firmy, problemy z jakimi się ona zmierza, poziomy dostępu do informacji poszczególnych użytkowników, zakresy danych oraz funkcjonalność. Co więcej dodanie nowych modułów jest dla producenta przysłowiową „bułką z masłem”. Dodatkową zaletą jest gwarancja oraz pomoc techniczna we wdrażaniu i usuwaniu błędów w działaniu. Rentowne przedsiębiorstwa mogą sobie pozwolić na spersonalizowany soft. Dla mniejszych firm może to stanowić duże wyzwanie finansowe. Wówczas alternatywą są komercyjne projekty, dystrybuowane w ramach licencji, określających zakres użytkowania oprogramowania i warunki uiszczania za nie opłaty. W przypadku programu do fakturowania najczęściej spotykane są licencje Freeware, jednostanowiskowe lub grupowe. Prawo do darmowego użytkowania programu jest sporym ułatwieniem na początku działalności, ale wraz z rozwojem firmy można spodziewać się, że z czasem będzie brakować funkcjonalności. Może się okazać, że oprócz wystawiania faktur będziemy potrzebować dodatkowych raportów, modułu do rozliczeń z kontrahentami albo kontroli nad stanami magazynowymi i zapasami. Aby nie wprowadzać tych samych danych do kilku programów, najlepiej pokusić się o skonsolidowane rozwiązanie. Z pomocą przychodzą rozbudowane systemy. Co prawda są one ograniczone czasową licencją, ale ze stałą opieką i wsparciem producenta, który w razie potrzeby dokona niezbędnych modyfikacji i modernizacji.
Jedno jest pewne, przygotowywanie faktur w arkuszu kalkulacyjnym czy edytorze teksty jest czasochłonne i kłopotliwe. Inwestycja w program, który nad tym zapanuje to najlepsza decyzja. Ale zanim zrobimy przelew, sprawdźmy co chcemy kupić, jak działa i jakie ma możliwości. Bezpłatny okres próbny pozwoli odkryć korzyści albo zniechęci nas do zakupu.
